Descarga tu Expediente Electrónico
Un expediente electrónico es un procedimiento que puede ser en documentos o digitalmente donde se guardan datos e información detallada sobre algo o alguien. El sistema tradicional para los procedimientos administrativos en organismos públicos, es el Expediente. Consiste en un conjunto de documentos en papel o formato digital, muchas veces voluminoso, que requiere ser trasladado entre los funcionarios para que lo lean y actúen sobre él.
Expediente electrónico
No cabe duda de que a medida que avanza la tecnología también lo van haciendo las cosas con las que convivimos diariamente, como los expedientes electrónicos, por ejemplo. Y es que ha resultado ser un proceso sumamente eficaz y sencillo de realizar, por lo que ha ido sustituyendo cada día más a los expedientes electrónicos comunes y convencionales.
Es por esto y muchas razones más que si tienes una empresa, compañía o comercio donde se trabaje con expedientes debes de tener en cuenta la digitalización de los mismos. Así no solo podrás ahorrar tiempo y dinero, sino que también podrías facilitar enormemente la información a los respectivos clientes.
A continuación presentaremos las preguntas más comunes que se suelen realizar en torno a este tipo de servicios. Ya que, aunque suele ser común en algunas entidades, muy pocas personas cuentan con información certera sobre el tema. Esta información es de suma importancia para conocer todo lo que conlleva realizar expedientes electrónicos, y también conocerás algunos de sus beneficios.
¿Qué es un Expediente Electrónico?
Los expedientes electrónicos son documentos donde se pueden apreciar fácilmente datos correspondientes a una persona, compañía, empresa, paciente, entre otros. Gracias a la digitalización ahora es más común encontrarse con expedientes electrónicos, debido a que han recibido gran aceptación por parte de los usuarios que utilizan este método.
Es bien sabido que los expedientes electrónicos se utilizan de muchas maneras, por lo que resulta conveniente tenerlos al alcance de la mano y en cualquier lugar. Sustituyendo así las enormes pilas de papeles y carpetas, que resultaban un poco tediosas a la hora de encontrar el archivo que se necesita. Vale la pena destacar que estos archivos son completamente seguros, ya que cuentan con sus respectivos sellos y firmas.
El medio de transmisión de los expedientes electrónicos es completamente a través de vías electrónicas, como correos o archivos en PDF. También existen otras opciones, pero estas suelen ser las más comunes. Para todas aquellas empresas y personas que trabajan con expedientes electrónicos se ha vuelto un proceso indispensable, sobre todo por la versatilidad que ofrece sin afectar el rendimiento.
¿Para qué sirven los expedientes electrónicos?
Actualmente, los expedientes electrónicos se utilizan para una gran cantidad de medios, facilitando la cooperación de información entre varios individuos o empresas. Uno de los ejemplos más claros es el de los expedientes clínicos electrónicos. Ya que en caso de que el paciente se encuentre en un centro hospitalario diferente al que frecuenta, el médico puede acceder a la información de manera fácil haciendo uso de los expedientes electrónicos que se guardan en una base de datos.
Todo esto ocurre en un par de minutos y no es necesario trasladarse de un lugar a otro para obtener dicha información. Ahorrando así tiempo crucial, tanto para los médicos, como para los pacientes. Este ejemplo se puede utilizar para todas las ramas que ejecuten expedientes electrónicos, ya sean expedientes judiciales, contratos de compañías, negocios entre personas naturales, etc.
Otra de las utilidades con las que cuentan los expedientes electrónicos es complementarse con la digitalización de una empresa. Puesto que ya existen sellos electrónicos, firmas electrónicas, inventarios digitales y demás. Uniéndose a este grupo de procesos que permitirá llevar los entes involucrados un paso más allá en esta era tecnológica.
¿Cuáles son los beneficios de los expedientes electrónicos?
Sin duda los beneficios son múltiples y no se pueden negar, la digitalización de este tipo de archivos ha ayudado enormemente a diferentes comunidades. Dejando de lado los numerosos problemas y fallas que presentaba realizar documentos en papel a puño y letra. Estos son algunos de los beneficios de los expedientes electrónicos.
- Rapidez: Gracias a la tecnología, los expedientes electrónicos se pueden enviar en cuestión de segundos de un lugar hacia otro. Ahorrando tiempo y recursos importantes que se pueden derivar a otras operaciones.
- Fácil acceso: Todo aquel que posea acceso a un expediente electrónico lo podrá revisar desde cualquier ubicación y en cualquier momento.
- Seguridad: Uno de los beneficios es sin duda la seguridad, ya que se puede almacenar y asegurar con contraseñas. También son pocas las posibilidades de que el archivo se extravíe, como pasa con los expedientes convencionales.
- Almacenamiento: No se requiere de grandes instalaciones donde se puedan guardar los expedientes de una forma segura. Los expedientes electrónicos se pueden almacenar fácilmente en la nube, memorias, discos duros, etc.
- Operatividad: Los usuarios que cuenten con acceso a cualquier expediente electrónico pueden realizar modificaciones en cualquier momento. Lo que permite una mayor fluidez en el intercambio de información sin necesidad de reunirse.
- Legalidad: Son completamente legales y admisibles en cualquier situación.
- Ahorro de recursos: Una de las cosas más importantes en ámbitos empresariales es el ahorro de recursos. Por lo que los expedientes electrónicos son la elección predilecta en este caso, puesto que se ahorra en almacenamiento, procesos administrativos y material de oficina.
- Medio ambiente: Una de las grandes problemáticas que enfrenta el planeta es la tala de árboles. Por lo que utilizar expedientes electrónicos es de gran ayuda para disminuir el uso de papel.
- Transparencia: En caso de que un usuario modifique de cualquier manera el archivo, se puede obtener fácilmente la hora de acceso, la fecha y el usuario. Evitando cualquier tipo de inconvenientes que se puedan llegar a presentar en caso de que un usuario haga mal uso de los archivos o expedientes.
Datos fundamentales que deben de poseer los expedientes electrónicos
Para poder denominar a un expediente electrónico como tal, debe de contar con ciertos datos. Empezando por la firma de un ente que garantice la legitimidad del archivo, para así saber qué se trata de un documento plenamente confiable. Los expedientes electrónicos deben de ir acompañados de una firma digital, que corresponda a la persona encargada por parte de la empresa, compañía, instituto, entre otros.
Además, también deberá contar con huellas digitales de forma obligatoria para verificar la veracidad del documento en cuestión. De igual manera se pueden encontrar datos sobre los últimos accesos, notas de avance, información primordial y controles de seguridad. Dependiendo del área en la que se maneje, se puede encontrar información variada.